Conditions générales
CONDITIONS GENERALES
1. OBJET DU CONTRAT
1.1. Le client charge l’avocat de la défense de ses intérêts dans le cadre d’une mission de conseil, d'assistance, de négociation, de défense ou de représentation devant les cours et tribunaux ou les instances devant lesquelles le client est invité à comparaître. L’objet précis de la mission de l’avocat est défini, selon les circonstances, dans la fiche d’informations légales émise par l’avocat au début de la relation contractuelle avec le client, dans une « lettre d’engagement » ou dans toute autre communication entre l’avocat et le client. L’avocat informe si nécessaire le client de la particularité de l’affaire que le client lui soumet, sur l’exercice de la mission telle que l’avocat l’évalue, de sorte que le client puisse se faire une représentation claire des missions de l’avocat. Toute modification de la mission en cours de dossier doit faire l’objet d’une information préalable et recevoir l’accord exprès du client.
1.2. La mission de l’avocat comprend toutes les prestations utiles à la défense des intérêts du client.
1.3. L’avocat agit avec diligence, dans le respect des règles légales ainsi que des règles de déontologie et de courtoisie applicables, notamment, entre avocats.
2. DEBUT DE LA MISSION
Sauf si l’avocat et le client se sont accordés autrement quant au délai d’exécution de la mission, celle-ci commence lorsque le client et l’avocat se sont accordés sur l’objet de la mission, sur les conditions financières de celle-ci et l'application des présentes conditions générales au contrat.
Si l'avocat doit déjà intervenir avant qu’il n’ait le consentement du client, il lui envoie les conditions et les tarifs aussi rapidement que possible.
3. ECHANGE D’INFORMATIONS AU DEBUT ET EN COURS DE DOSSIER
3.1. L’avocat a une mission de conseil, d’assistance et de représentation.
Dans chacune des hypothèses de mission, sauf si le client l’en a dispensé, l’avocat l’informe de manière précise, sur la base des éléments de fait qui lui ont été communiqués et l’état actuel du droit, les différentes issues que peut connaître le litige dans le cadre d’une mission d’assistance ou de représentation.
En toute hypothèse, l'avocat met en œuvre les moyens les plus utiles et les plus efficaces pour rencontrer les intérêts de son client.
Il envisage notamment avec son client la possibilité de parvenir à une solution négociée par le biais des modes amiables de règlement des litiges (conciliation, négociation, médiation, droit collaboratif,...). Et ce conformément au prescrit de l'article 444, alinéa 1er du Code judiciaire.
L’avocat informe régulièrement le client du déroulement de l’instance, des dates d’audience utiles et des pièces et moyens soulevés par le ou les parties adverses.
3.2. Le client s’engage à informer spontanément l’avocat, de la manière la plus complète possible, de l’ensemble des éléments se rapportant aux faits et documents utiles, en rapport avec l’objet de la mission confiée à l’avocat.
Cette obligation de communication d’informations et de documents se poursuivra tout a long de l’exécution de la mission, en fonction des développements du dossier. Le client s’engage ainsi à communiquer à l’avocat, sans délai, toutes les pièces et informations nouvelles en relation avec le dossier, qui arriveraient à sa connaissance.
3.3. L’avocat tiendra le client informé de l’évolution de son dossier.
Lorsque l’avocat intervient dans le cadre d'une procédure, il précisera le déroulement de l’instance, fournira les dates d’audiences utiles et les pièces et moyens soulevés par la ou les parties adverses. Dans la mesure nécessaire, il fera un bref rapport de l’audience dans les meilleurs délais. Dès lors que la décision est rendue, l'avocat la transmet au client et l’informe sur la portée de celle-ci et sur l’exercice éventuel des voies de recours ouvertes.
3.4. En cas de défaut d’information ou de communication des pièces utiles, de transmission d’informations inexactes ou incomplètes, en cas de remise tardive des informations ou documents requis, le débiteur de l’information est responsable des conséquences dommageables de ce manquement au devoir d’information.
3.5. Les informations sont communiquées par l’avocat par voie électronique par défaut et, à la demande du client, dans toute la mesure du possible, par écrit.
4. CONFIDENTIALITE
Exception faite de la correspondance émanant d'un avocat mandataire de justice, les correspondances de l'avocat adressées au client, à un autre avocat ou aux autorités de l’Ordre des avocats sont, en règle générale, confidentielles.
Si le client entre en possession de correspondances confidentielles, il s’engage à leur conserver ce caractère confidentiel, à ne pas les transmettre à des tiers et à ne pas en faire usage tant dans le cadre de la relation professionnelle avec l'avocat qu'en dehors de ce cadre.
5. RECOURS A DES TIERS
5.1. Lorsque l’avocat travaille en association ou en groupement, le client est informé et accepte que la mission soit partagée entre les avocats membres de la société ou du groupement.
5.2. L’avocat est autorisé à faire appel, sous sa propre responsabilité, à des avocats extérieurs au cabinet pour l’exécution de tâches spécifiques de sa mission. En ce cas, le client est clairement et préalablement informé du rôle de cet avocat et du coût éventuel de son intervention.
5.3. Le client marque son accord pour que l’avocat choisisse l’huissier de justice ou le traducteur auquel il fera le cas échéant appel dans le cadre de l’exécution de sa mission. En ce cas, le client est clairement et préalablement informé du rôle de ce tiers et du coût éventuel de son intervention.
5.4. En ce qui concerne le recours à d’autres tiers, tels que des avocats spécialisés, notaires, experts, conseils techniques, ou comptables, le choix du tiers sera fait par l’avocat après une concertation préalable avec le client. En ce cas, l’avocat ne prendra un engagement vis-à-vis de ces tiers qu’après que le client ait marqué son accord sur la qualité et le rôle de ces tiers dans l’exécution de la mission de l’avocat et du coût de ces interventions. Dans toute la mesure du possible une convention distincte sera conclue, soit par le client directement avec ce tiers, soit par l’avocat avec le tiers, et en ce cas, après que le client ait donné son consentement exprès sur cette convention distincte.
5.5. Le client s'engage à payer sans délai les factures qui lui sont adressées pour le paiement des honoraires et frais des tiers auxquels l'avocat a recouru conformément aux alinéas précédents.
6. HONORAIRES ET FRAIS - CONDITIONS DE FACTURATION - CONDITIONS DE PAIEMENT - INDEXATION
6.1. Principes
Au début de sa mission, l'avocat informe le client de manière claire au sujet du mode de calcul de ses honoraires et des frais éventuels. Si des débours sont susceptibles d'être dus en plus des honoraires et frais (honoraires d'huissiers, honoraires d'experts ou de traducteurs, droits de greffe, etc.), l'avocat en informe le client.
6.2. Conditions de facturation
a) Provision
Sauf accord contraire, au début de sa mission et en cours de celle-ci, l’avocat sollicitera du client le paiement de provisions à valoir sur les honoraires, frais et débours, en justifiant celles-ci par les prestations accomplies.
b) Etat d’honoraires, frais et débours
Sauf modalités particulières convenues avec le client, l’avocat sollicitera des honoraires en fonction de l’état d’avancement du dossier pour les prestations accomplies ainsi que le remboursement des frais encourus et débours exposés.
Du montant dû, sont déduites les provisions antérieures. L’état d’honoraires, frais et débours peut comporter un complément de provision pour les prestations et frais ultérieurs.
c) Clôture comptable du dossier
L’avocat établit à la fin de la mission le relevé des honoraires, frais et débours qui ont été portés en compte dans le dossier et y joint un relevé, au minimum synthétique, des principaux devoirs accomplis et des frais encourus.
6.3. Indexation
Quel que soit le mode de rémunération appliqué au dossier, les honoraires sont indexés, dans les limites autorisées par la loi. L'indexation du taux horaire mentionné dans la fiche d’information au client se calcule sur la base de l’indice des prix à la consommation applicable en Belgique, au cours du mois qui précède la date d’émission de la fiche d'information, qui décrit la formule de calcul d’indexation
6.4. Conditions de paiement
a) Exigibilité
Sauf stipulation contraire qui figure sur la demande de provision, ou l’état d’honoraires, frais et débours, les demandes de provision et les états d’honoraires, frais et débours de l’avocat sont payables, sans escompte.
b) Lieu de paiement
Les provisions et états d’honoraires et frais et débours, sont payables au cabinet de l’avocat, ou sur son compte en banque, ou à l’adresse mentionnée sur la fiche d’informations légales.
c) Retard de paiement
Tout montant porté en compte au client, qui reste impayé 15 jours ouvrables après la date d’exigibilité telle que définie au paragraphe a) ci-avant, porte un intérêt au taux légal, à dater de la mise en demeure.
d) Paiements échelonnés
Lorsque l’avocat et le client ont convenu qu’un montant porté en compte au client sera payable de manière échelonnée, le non-respect, après mise en demeure préalable restée sans suite pendant huit jours, par le client d’une échéance, entraîne définitivement et irrévocablement la perte du bénéfice des termes et délais et l’exigibilité de la totalité des sommes restant dues.
7. TIERS PAYANT
7.1. L’avocat demande spontanément au client s’il peut bénéficier de l’intervention totale ou partielle d’un tiers payant (assurance protection juridique, groupement, association, syndicat, famille, etc.). Si une telle intervention est envisagée, le client en avisera immédiatement l’avocat et lui communiquera sans délai les coordonnées précises de ce tiers payant ainsi que les conditions de son intervention (notamment le plafond d’intervention).
En principe, l'avocat prend contact avec ce tiers payant pour lui transmettre les informations nécessaires afin que ce dernier puisse apprécier dans quelle mesure il doit intervenir. L’avocat et le client peuvent toutefois convenir que c’est le client qui communiquera au tiers payant les informations requises par ce dernier. Toute communication de l’avocat au tiers payant se fait dans les limites du secret professionnel auquel il est tenu.
7.2. Les factures de l'avocat seront libellées au nom du client et transmises au tiers payant.
7.3. Le client est, en toute hypothèse, personnellement tenu au paiement des honoraires, frais et débours de l’avocat, sans préjudice du droit du client de mettre fin à tout moment à la mission de l'avocat. Le client est tenu au paiement des honoraires, frais et débours en cas de refus ou de défaillance du tiers payant ou en cas de dépassement du plafond d'intervention de ce tiers payant.
7.4. L'avocat attire en outre l'attention du client sur la circonstance que, même en cas d'intervention d'un tiers payant, il devra, en ses qualités de client et mandant du cabinet, supporter le montant des honoraires et frais non pris en charge par tiers payant (dépassement du plafond d'intervention, refus partiel de couverture, contestation par le tiers payant du tarif horaire ou du mode final de calcul des honoraires et frais, dépassement de montants prévus par ou en application des articles 8 et 11 de la loi du 22 avril 2019 visant à rendre plus accessible l'assurance protection juridique,...).
8. EXCEPTION D’INEXECUTION
8.1 Si une somme portée en compte au client demeure impayée ou si l'avocat ne reçoit pas une information utile pour la gestion du dossier ou s'il ne reçoit pas les instructions qu'il a sollicitées, l’avocat aura la faculté, moyennant mise en demeure, de suspendre ou d’interrompre toute prestation. Si l'omission du client persiste en dépit d’un rappel, l’avocat peut mettre fin à son intervention.
8.2. L’avocat ne suspend ou n’interrompt pas son intervention lorsque court un délai pour interjeter appel.
8.3. Lorsque l’avocat suspend ou interrompt son intervention, il attirera l’attention du client sur les conséquences éventuelles de la suspension ou la fin de son intervention (par exemple délai en cours). Cette décision de suspension ou d’interruption de la mission est communiquée dans un délai suffisamment raisonnable afin de permettre au client de remédier à ces conséquences éventuelles.
8.4. Les honoraires, frais et débours restent dus à l’avocat jusqu’à la suspension, l’interruption ou la fin de sa mission.
9. PRELEVEMENT DES HONORAIRES SUR FONDS DE TIERS
9.1. L’avocat est autorisé à prélever sur les sommes qu’il perçoit pour compte du client toute somme qui lui est due à titre de provision, honoraires, frais et débours dans le dossier concerné ou tout autre dossier du client dont il est chargé.
L’avocat informe le client préalablement et par écrit de ce prélèvement en joignant à cette communication une copie de la ou des demandes de provisions, états d’honoraires, frais et débours qui justifient ce prélèvement.
9.2. Sauf accord exprès, écrit et préalable du client, l’avocat n’opèrera pas de prélèvement sur les sommes perçues pour compte du client lorsque celles-ci concernent des pensions alimentaires ou autres sommes insaisissables.
9.3. Le prélèvement d’honoraires et frais par l’avocat est sans préjudice des droits du client de contester de manière motivée les relevés de prestations et de frais présentés par l’avocat et de réclamer le remboursement des montants qui auraient été indument retenus.
10.PREVENTION DU BLANCHIMENT DES CAPITAUX ET DU FINANCEMENT DU TERRORISME
10.1. L'avocat se conforme à ses obligations légales en matière d'identification du client ou de son mandant. Ce dernier s'engage à fournir spontanément tous documents permettant l’établissement de l’identité et autorise l’avocat à en prendre copie. Les obligations de l'avocat et du client découlent des lois et règlements et notamment des dispositions de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme, qui s’applique notamment lorsque l’avocat assiste son client dans la préparation d’opérations spécifiques telles que : assistance du client dans la préparation ou la réalisation d'opérations telles qu'achat ou vente d'immeubles ou d'entreprises commerciales ; gestion de fonds de titres ou d'autres actifs appartenant aux clients ou à son mandant ; ouverture ou gestion de comptes bancaires, d'épargne ou de portefeuilles ; organisation des apports nécessaires à la constitution, à la gestion ou à la direction de sociétés ; constitution, gestion ou direction de fiducies, de sociétés ou de structures similaires ou interventions au nom et pour compte du client dans toutes transactions financières et immobilières. Les renseignements qui doivent être exigés par l'avocat de son client varient selon qu'il s'agit d'une personne physique, d'une personne morale, ou d'un mandataire. Le client informera au plus vite et spontanément l’avocat de toute modification et lui apportera la preuve de celle-ci.
10.2. Lorsque la nature du dossier (telle que définie au point 10.1) ou lorsque les situations particulières prévues par la loi précitée du 18 septembre 2017 (pays d'origine, difficultés d'identification, relation inusuelle entre le client et l'avocat ou la nature des opérations, personnalité publique ou assimilée) imposent à l'avocat une obligation de vigilance renforcée, le client s'engage à répondre à toute question de l'avocat lui permettant de se conformer à ses obligations légales en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.
10.3 Lorsque l'avocat assiste le client dans sa défense en justice ou lorsqu'il procède à l'évaluation de sa situation juridique, l'avocat est tenu au strict respect du secret professionnel.
Il est précisé que la loi impose à l’avocat d'informer le bâtonnier dès qu'il constate, hors sa mission de défense en justice ou de consultation relative à l’analyse de la situation juridique du client, des faits qu'il soupçonne d’être liés au blanchiment des capitaux ou au financement du terrorisme. Le bâtonnier transmettra le cas échéant la déclaration de soupçon à la Cellule de Traitement des Informations Financières (CTIF).
11. LIMITATION DE RESPONSABILITE
11.1 Si, à l’occasion de l’exécution de la mission précisée dans la fiche d’information ou dans la lettre d’engagement, ou dans toute autre communication entre l'avocat et le client, l’avocat commet une faute qui cause un dommage au client, l’obligation de l’avocat de réparer ce dommage est, de convention expresse entre le client et l’avocat, limitée au plafond d’intervention de l’assurance responsabilité civile professionnelle de l’avocat, soit, par sinistre, 1.250.000 € si le fait dommageable est antérieur au 1er janvier 2019, ou 2.500.000 € si le fait dommageable est postérieur à cette date.
11.2 La limitation de la responsabilité ne s’applique pas en cas de dommage résultant pour le client de la faute lourde ou du dol de l’avocat.
11.3 Le risque assuré par cette police d'assurance est la responsabilité civile professionnelle, contractuelle ou extracontractuelle, pouvant incomber à l'avocat du chef de dommages causés à des tiers, résultant directement d'erreurs de fait ou de droit, négligences, omissions, oublis, retards, fautes et inexactitudes (y compris l'inobservation de délais de procédure et des erreurs effectuées à l'occasion de la transmission de fonds) commises dans l'exercice de ses activités professionnelles assurées. L'activité professionnelle assurée est celle de l'avocat telle qu'elle est définie par le code judiciaire (le conseil juridique et la défense et représentation en justice), par la déontologie, des usages et pratiques autorisés dans le cadre de la réglementation applicables aux avocats. Un "tiers" au sens de la police d'assurance est notamment le client de l'avocat. Cette fois les assurances couvrent également à titre de garantie complémentaire la responsabilité que l'avocat peut encourir relativement à des biens qui lui auraient été confiés, les frais de reconstitution de dossiers, les frais de réfection d'actes.
La responsabilité civile professionnelle de l'avocat n'est pas couverte par cette police d'assurance, principalement pour les dommages ou responsabilités résultant d'opérations étrangères à l'exercice des activités professionnelles de l'avocat, ou les dommages résultant de faits dont l'avocat avait connaissance lors de la prise d'effet du contrat d'assurance (1er janvier 2019) et de nature à entraîner l'application de la garantie de l'assureur.
En outre, la couverture d'assurance de responsabilité civile professionnelle de l'avocat ne lui est pas acquise s'il commet une faute lourde, définie principalement comme étant tout manquement à des lois, règles, normes de sécurité, règlement ou usage propre à son activité et pour lequel toute personne familiarisée avec la matière doit savoir qu'elle provoque presque inévitablement un dommage. La couverture d'assurance n'est également pas acquise à l'avocat lorsqu'il accepte une mission pour laquelle il devait être conscient qu'il ne dispose pas de la compétence nécessaire, des connaissances techniques et des moyens humains et matériels pour exécuter cette mission.
11.4 Lorsque la mission confiée à l'avocat comporte soit un risque spécifique et important, soit une exclusion ou un risque de déchéance, l'avocat en informe au préalable le client.
12.FIN DU CONTRAT – CONSERVATION DES ARCHIVES – DESTRUCTION DES ARCHIVES
12.1. Fin du contrat
Le client peut mettre fin à la mission d’avocat à tout moment en l’informant par écrit.
Toutefois, lorsque la mission de l’avocat s’inscrit dans le cadre d’un abonnement, ou d’une succession régulière de dossiers, l’avocat peut négocier avec le client un délai de préavis ou une indemnité compensatoire.
A première demande du client, l’avocat met les pièces de son dossier à disposition du client ou de l’avocat que le client aura désigné.
L’avocat peut également mettre fin au contrat à tout moment, en informant le client par écrit. Lorsque les circonstances l’imposent l’avocat posera d’une part les actes nécessaires à titre conservatoire et veillera d’autre part à accorder un délai raisonnable au client afin qu’il puisse organiser sa défense.
12.2. Conservation des archives
L’avocat conserve les archives du dossier confié par le client pendant une période de cinq ans à compter de la date à laquelle :
- le client a mis fin à l’intervention de l’avocat
- l’avocat a mis fin à son intervention ;
- le dossier est clôturé par l’achèvement de la mission confiée à l’avocat.
Cette conservation porte sur la correspondance et les principales pièces de procédure, ainsi que les pièces de fond qui ont été confiées en original à l’avocat, sans préjudice du droit pour l'avocat de renvoyer ces pièces originales au client.
Pour les dossiers soumis à la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme, le délai de conservation des archives relatives à l'identification du client est porté à dix ans.
A l’expiration du délai de cinq ou dix ans, l’avocat peut détruire toutes les pièces du dossier, sans exception, après avoir informé par écrit le client en lui donnant un délai raisonnable pour récupérer les pièces. Il appartient par conséquent au client, s'il le souhaite, de demander à l’avocat avant l'expiration du délai de cinq ou dix ans, qu'il lui restitue tout ou partie des pièces du dossier. La restitution des pièces se fait au cabinet de l'avocat.
Si le client demande l'envoi des pièces de son dossier, cet envoi se fait aux frais du client. L’avocat peut exiger un paiement préalable des frais avant de renvoyer les pièces au client.
Si le paiement des frais de restitution des pièces n’est pas effectué dans le mois qui suit la demande de paiement des frais, le client sera présumé avoir renoncé à la restitution des pièces, ce dont l’avocat préviendra le client par écrit avec un délai de préavis de huit jours ouvrables.
13. RGPD
Les données du client sont collectées et traitées conformément au RGPD, et le client marque son consentement sur l'utilisation de ces données dans le cadre du traitement du dossier et du respect par l'avocat de ses obligations. Le client accepte que l'avocat lui adresse des informations juridiques et des informations concernant les activités de l'avocat.
14. DROIT APPLICABLE – JURIDICTION COMPETENTE
14.1. Droit applicable
Le droit belge s’applique aux relations contractuelles entre l’avocat et le client.
Si le client de l’avocat est un consommateur domicilié en dehors de la Belgique, le droit du pays de résidence de ce client est d’application, sans préjudice du droit de l’avocat de convenir par convention spéciale avec son client de l’application du droit belge.
14.2. Juridictions compétentes
Si le différend entre le client et l’avocat n’a pu être résolu ni par voie de conciliation, ni par un conciliateur ou un arbitre, les juridictions de l'ordre judiciaire dans le ressort duquel se trouve le cabinet de l’avocat, tel que mentionné dans la fiche d’informations légales, sont seules compétentes.
Si le client de l’avocat peut prétendre au bénéfice d’une compétence spéciale en vertu des dispositions légales applicables, ces dispositions sont d’application, sans préjudice du droit de l’avocat de convenir par convention spéciale avec son client de la compétence des juridictions dans le ressort duquel le cabinet d’avocat est situé.
Règles professionnelles disponibles sur : www.barreaudebruxelles.be et sur www.avocat.be